Tässä osiossa vinkataan muutamia sekä ilmaisia että maksullisia projektinhallinnan työkaluja. Näiden esiteltyjen lisäksi on lukuisia muita digitaalisia työkaluja, joihin kannattaa tutustua. Eri organisaatioissa ja tuotantoryhmissä suositaan erilaisia työkaluja eli aiheeseen kannattaa perehtyä laaja-alaisesti. Parhaiten oppii kokeilemalla!
Google Jamboard toimii digitaalisena valkotauluna ja sitä voi käyttää erilaisten yhteisten ideointien työvälineenä. Jamboardilla voit mm. ideoida digitaalisten post-it lappujen avulla nopeasti ja järjestellä sen jälkeen laput teemojen tai aiheiden mukaan. Jos sinulla on Google-tili, saat Jamboardin käyttöösi sitä kautta (löydät eri työkalut “vohvelivalikosta”.
Jamboardiin voidaan tuoda kuvia, linkkejä, kirjoitusta ja post-it lappuja ja linkin kautta siellä voi useat ihmiset toimia samaan aikaan (tosin, jos käyttäjiä on monta kymmentä, käyttökokemus ei ole kovin sujuva).
Trello pohjautuu Kanban menetelmään. Kanban-menetelmässä tuotannon osat pilkotaan osiin ja joiden etenenemistä ja työvaiheita kaikki tiimin jäsenet voivat seurata/muokata. Trelloon rekisteröityminen ja sen käyttö free tasolla on ilmaista. Trelloon voit muodostaa ns. tauluja joihin voit lisätä muistiinpanoja ”kortteja” ja jakaa sekä muokata taulua yhdessä muiden kanssa, reaaliajassa. Trelloon voit itse määritellä, perustatko taulut aihepiirin vai ajoituksen mukaan. Tutustu trelloon täällä: https://trello.com/fi ja lisäohjeita löydät täältä: https://trello.com/fi/guide/trello-101
Zoho Projects Gantt menetelmää suosiville, mutta tämän sovelluksen käytössä ilmaistasolla on rajoitteina eli projekteja voi olla maksimissaan kaksi ja projektia voi työstää vain kolme eri ihmistä. Tämä sopii pienille tuotantoryhmille ilmaisversiona. Tutustu aiheeseen lisää täällä: https://www.zoho.com/projects/
Gantt-menetelmässä projektin eri työvaiheet sijoitetaan allekkain kaavioon. Vaakatasossa on projektin aikajana ja eri työvaiheet sijoitetaan aikajanalle siihen kohtaan, jolloin ne on määrä aloittaa, tehdä ja saada valmiiksi. Gantt-kaavion voi tehdä erilaisetn sovellusten lisäksi esim. Google Sheets -työkalun avulla.
Maksullisista työkaluista nostetaan tässä esille suomalainen Opens, joka on monipuolinen tapahtumasuunnittelun työkalu. Voit tutustua siihen lisää ja kokeilla ilmaisen demoversion avulla: https://opens.fi/. Esittelyvideolla yrityksen perustaja Vesa Walden kertoo työkalun käytöstä tarkemmin.
Yhteiskirjoittaminen ja erilaiset työkalut dokumenttien yhteistyöstämiseen
Välillä projektia voi edistää myös yhteiskirjoittamisen avulla. Tämä mahdollistaa erilaisten aikatulujen sovittamisen yhteen ja jokaisen osuus projektiin tulee näyväksi. Yhteistä tekstiä luodessa on tärkeää löytää toimivat käytännöt (aikaraja, kommentoinnin muoto jne.) yhdessä kirjoittamiselle ja nämä täytyy sopia ennen kirjoittamisen käynnistämistä. Yhteisen prosessin jälkeen on vastuuhenkilön aika koostaa tekstistä yhtenäinen kokonaisuus, jossa tyyli on yhtenäinen.
Kirjoittamisessa on tärkeää löytää yhtenäinen tyyli, jos on kyse esim. tiedotteista, tapahtumakuvauksesta, hankehakemuksesta yms. Projektiryhmän/toimijaryhmän vuorovaikutuksen kannalta on tärkeää, että kaikki pääsevät halutessaan vaikuttamaan sisältöihin. Tähän toki vaikuttaa myös projekti/tuotantoryhmän koko ja kuinka monen on järkevää osallistua kirjoittamiseen.
Yhdessä kirjoittaminen on jaettavissa kolmeen erilaiseen työskentelytapaan: rinnakkaiskirjoittamiseen, peräkkäiskirjoittamiseen sekä vastavuoroiseen kirjoittamiseen.
Rinnakkaiskirjoittamisella tarkoitetaan sitä, että teksti voidaan jakaa osiin ja jokainen kirjoittaja vastaa oman osionsa kirjoittamisesta. Tekstit kootaan yhteen ja niistä muodostetaan yhdessä yksi yhtenäinen kokonaisuus. Tämä on yleisesti nopea tapa tuottaa tekstiä mutta tekstien sovittaminen yhdeksi tekstiksi voi olla aikaa vievää.
Peräkkäiskirjoittamisella tarkoitetaan sitä, että yhdessä sovitaan kuka kirjoittaa alkuperäisen tekstin kokonaisuudessaan ja sen jälkeen muut lisäävät tai muokkaavat sitä.
Vastavuoroisella kirjoittamisessa kaikki kirjoitusprosessiin osallistuvat tuottavat tekstiä ja sisältöä samaan aikaan.
Kiteytettynä yhdessä kirjoittamisen prosessi voidaan jakaa seuraaviin osioihin:
ALOITUS
KIRJOITUS
MUOKKAUS
VIIMEISTELY
Ilmaisia alustoja ovat esimerkiksi:
Googlen kautta tarjottavat Docs ja Slides
GoogleDrive on Googlen tarjoama ilmainen tiedostojen jakamiseen tarkoitettu palvelu, jonka saat käyttöösi rekisteröitymällä Googlen sähköpostin käyttöösi. Driven kautta pystyy helposti toteuttamaan yhteiskirjoittamista jakamalla muokkaus- ja lukuoikeudet toisille käyttäjille. Drivessä pystytte kaikki työskentelemään samanaikaisesti ja näkemään muutokset reaaliaikaisesti.