Tuottajan tärkein tehtävä on pitää “langat käsissään” tapahtuman eri vaiheissa, kun tapahtuman eri osa-alueita rakennetaan. Tapahtumatuottajan taitoihin kuuluvat mm. joustavuus ja stressinsietokyky, talouden hallinta ja kommunikaatiotaidot. Benny Majabacka käy läpi erilaisia tapahtumatuottajan taitoja ja tehtäviä.
Tapahtuman suunnittelun avuksi muistilistaa:
Tapahtuman nimi
Päivämäärä
Kellonaika
Tapahtumapaikka
– alusta (digitaalinen tapahtuma), tila (mistä lähetys tehdään), tarvittava tekniikka
– alustan mahdollisuudet/rajoitukset
Kohdeyleisö
– markkinointi ja viestintä (kanavat, ajoitus, vastuut, materiaalin tuottaminen)
Tapahtuman tarkoitus
– päämäärät, tavoitteet
Sisältö
– ohjelma (kohdeyleisö, tapahtuman tarkoitus, sopimukset)
Budjetti
– arvioitu hintaluokka, menot, tulot
Työryhmä
– vastuuhenkilöt, roolit
Riskikartoitus
Loppuarviointi